Хранение документов после ликвидации ооо

Полезные советы на тему: "Хранение документов после ликвидации ооо". На страницах собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы или необходимо пояснение, то вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Хранение документов после ликвидации ООО

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязательна ли передача документов после ликвидации непубличного акционерного общества на хранение в государственный архив? Возможно ли хранить документы ликвидатором? Какие документы должны храниться и каков срок хранения? Какая ответственность и для кого именно (генерального директора, ликвидатора) предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов при ликвидации АО?

К сведению:
Исходя из того, что в процессе ликвидации АО организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия (ликвидатор), полагаем, что субъектом ответственности за нарушение перечисленных обязанностей выступают члены ликвидационной комиссии (ликвидатор). Данный вывод основан также и на том, что в связи с ликвидацией права и обязанности общества, в том числе по хранению документов, прекращаются (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.09.2016 N 03АП-4855/16).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение документов АО;
— Энциклопедия решений. Передача документов при ликвидации юридического лица.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

[1]

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

[1]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Хранение документов после ликвидации ООО

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Юридическое лицо

Индивидуальный предприниматель

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Что делать с документами после ликвидации ООО

В процессе работы хозяйственного общества формируется большой объем отчетности, подписываются многочисленные договоры, составляются приказы. Хранение таких документов признано обязанностью юридического лица (ст. 50 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Обеспечить надлежащее выполнение требований должен непосредственный руководитель фирмы. После ликвидации компании все сформированные дела подлежат передаче в государственный или частный архив. Об особенностях процедуры рассказали специалисты.

Какие документы придется сдать на хранение

Прекращение коммерческой деятельности не должно нарушать законные интересы третьих лиц. Поскольку после закрытия обратиться за справками и письменными пояснениями к компании нельзя, все важные сведения передаются на ответственное хранение. Впоследствии специализированные организации обеспечивают доступ к информации о трудовых отношениях, расчетах с бюджетом, выплатах кредиторам и пр. Перечень передаваемых в архивы материалов традиционно включает:

  • дела по личному составу;
  • бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • управленческие и распорядительные документы;
  • технологические регламенты, карты, правила и инструкции;
  • хозяйственные договоры;
  • деловую переписку;
  • сведения о несчастных случаях на производстве;
  • материалы судебных разбирательств и другое.

Перечень Минкультуры № 558 от 25.08.10 разбит на 12 обширных разделов. Отправка бумаг на хранение исключает утрату важных данных. Так, внебюджетным фондам могут потребоваться документы, подтверждающие трудовой стаж работника. Необходимость уточнения нередко возникает при выходе людей на заслуженный отдых. Если к этому времени компания-работодатель перестала существовать, справки выдаст архив. Учредителям документация может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Правовое регулирование

Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.

Читайте так же:  Выплата алиментов через почту

Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.

Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.

Сроки хранения

Ликвидационной комиссии общества необходимо учитывать принадлежность документов к определенной группе. Всего нормативными актами выделено две категории(ст. 3 закона 125-ФЗ).

Вид Краткая характеристика Срок хранения наиболее распространенных документов
Постоянно Закон не устанавливает временных рамок Устав, штатное расписание, списки учредителей, инвентаризационные описи ликвидатора и др. Временно Основное внимание на этапе закрытия фирмы уделяют подготовке дел долгосрочного хранения (свыше 10 лет). В большинстве случаев таковыми становятся сведения о личном составе. В группу включены любые письменные свидетельства занятости людей Трудовые договоры, соглашения об обработке персональных данных, кадровые приказы, учетные регистры – все это хранится не менее 50 лет. Если документы оформлены до 01.01.2003 года, период нахождения их в архиве увеличивается до 75 лет (ст. 22.1 закона 125-ФЗ). Для журналов регистрации и актов о несчастных случаях установлен предел в 45 лет Ликвидационная комиссия сдает также документы временного хранения (до 10 лет). Такая обязанность появляется, если срок их актуальности не истек Например, налоговые декларации, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения, первичная документация и хозяйственные договоры остаются в архиве в течение 5 лет (ст. 29 закона 402-ФЗ от 06.12.11)

До передачи в специализированную организацию за сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия.

Формирования дел

При подготовке документов следует руководствоваться правилами Росархива от 06.02.02. Установленная процедура включает следующие этапы:

  1. Структуризация. Критериями группировки становятся содержание, период хранения и год создания. Для проведения экспертизы создается комиссия. Основой работы органа становится распоряжение ликвидатора. Специалисты проводят оценку, отделяя только те документы, которые имеют юридическое значение и информационную ценность. При проверке члены коллегиального органа знакомятся с каждым листом и подписывают акты (раздел 2.3 Правил Росархива).
  2. Формирование папок. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов. При этом толщина одной папки не может превышать 4 см (п. 3.5.3 Правил Росархива). В подшивку включаются однотипные документы. Допускается использование только оригиналов или удостоверенных копий.
  3. Составление описи. Передача дел осуществляется согласно регистру с составлением акта. Все необходимые для процедуры бланки утверждены и входят в состав приложения все того же регламента Росархива.

Все листы нумеруют карандашом и подшивают в четыре прокола в твердую обложку. Металлические скрепы удаляют. Неформатные дела помещают в закрытые коробки с замками. В начале папки размещают внутреннюю опись с указанием номеров страниц, а в конце – лист-заверитель. При формировании дел придерживаться необходимо хронологического порядка.

Обложку также составляют по единому стандарту. В форме указывают наименование государственного или частного архива, название ликвидируемой компании, заголовок дела, даты начала и окончания, а также номер тома. На делах постоянного хранения, делается соответствующая пометка.

Электронные документы передают на носителях с описанием. Подготовка включает проверку качества записи, снабжение герметичными футлярами и сопроводительными письмами. Исчерпывающие требования к оформлению изложены в разделе 3.6 Правил Росархива.

Если у ликвидационной комиссии нет времени на изучение многочисленных инструкций, поручить задачу разрешено посреднику. Специализированные компании, могут подготовить документацию к подаче в архив. Стоимость услуг зависит от региона и объема работ.

Правила уничтожения сведений

Справки, материалы и деловые письма, не вошедшие в архивные дела, подлежат утилизации. Однако просто сдать их в макулатуру нельзя. Ликвидатор должен составить опись бумаг и зафиксировать их уничтожение актом. Основанием будет служить заключение экспертной комиссии, созданной на этапе структуризации документов. Бланки представлены в приложении к Правилам Росархива от 06.02.02. Если оборудование для измельчения бумаги у компании отсутствует, задачу разрешено поручать сторонней организации.

Чем грозит нарушение порядка хранения

Единообразной судебной практики привлечения к ответственности за пренебрежение порядком не сложилось. За утрату сведений и важных бумаг членам ликвидационной комиссии грозит наказание по статьям КоАП РФ. Потеря документов или неправильное их хранение – это административное правонарушение.

Санкции предусмотрены статьей 13.25 Кодекса. Норма является общей и применяется при любом грубом отклонении от правил. Должностным лицам за проступок грозит штраф в 2 500–5 000, а самому хозяйственному обществу – денежное взыскание в 200 000–300 000 рублей. Правом привлечения нарушителей к ответственности наделены Банк России (ст. 23.74 КоАП РФ) и сотрудники государственных архивов (ст. 28.3 КоАП РФ).

Заключение

Ликвидация компании налагает на комиссию специфические обязанности. Все сведения, имеющие юридическую или иную ценность, передаются на ответственное хранение. Государственные учреждения должны принимать только дела по личному составу. Основанием отправки остальных материалов является договор. Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все листы нумеруются и подшиваются в папки. Неисполнение требований грозит административной ответственностью и штрафами.

Хранение документов после ликвидации ООО

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

[3]

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Читайте так же:  Сроки выплаты алиментов работодателем

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

[2]

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Видео (кликните для воспроизведения).

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Хранение документов при ликвидации ООО

Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.

Зачем нужно хранить документацию

Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.

Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.

Читайте так же:  Как договариваться с приставами о рассрочке по кредиту

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.

Что делать с документами при ликвидации

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
  2. Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.

Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:

  • ликвидатор или ликвидационная комиссия;
  • конкурсный управляющий;
  • учредители компании.

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.

Передача документов в архив

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.

В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.

По срокам хранения все документы делятся на три типа:

  • Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
  • Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
  • Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.

Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.

Нужно провести следующие работы:

  • Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
  • После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
  • Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
  • После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
  • Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
  • Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.

Виды документов фирмы, подлежащих сохранению

В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:

  • документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
  • документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
  • документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.

Документы постоянного хранения

Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:

  • учредительные документы: в частности, устав;
  • приказы руководства и журнал их регистрации;
  • акты уничтожения бумаг;
  • отчеты и декларации для налоговой службы, внутренние бухгалтерские документы;
  • договоры о сделках и услугах;
  • документы, описывающие структуру компании и ее работу;
  • документы о выставлении цен.

Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.

Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.

Документы длительного хранения

Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:

  • трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
  • личные дела сотрудников;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
  • документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
  • акты по травматическим происшествиям и авариям.

Документация временного хранения

Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.

Читайте так же:  Как можно связаться уфмс сахарово номер телефона

Что входит в эту категорию:

  • акты приема выполненных работ;
  • акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
  • приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
  • все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.

Уничтожение документов и печатей

При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку. Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя. Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.

Как уничтожать печати:

  • Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
  • Разобраться с этим самостоятельно.
  • Доверить дело мастерской печатей.

Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.

Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:

  • Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
  • Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
  • Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.

Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.

Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов

Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности. Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей. Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.

Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.

Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.

Хранение документов после ликвидации ООО

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Хранение документов после ликвидации ООО». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат: Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел: Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена :годовая бухгалтерская (бюджетной) отчетность – до 5 лет (ранее постоянно), счета–фактуры – до 4 лет (ранее 5 лет).

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.
Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Документация временного хранения

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг.

На следующий день мы выехали на предприятие. Нас встретил молодой человек с собакой, охранявший полуразрушенное административное здание автоколонны. Окна и двери были выбиты, на полу валялись грязные трудовые книжки, расчётные ведомости по начислению зарплаты, приказы о приёме и об увольнении и другие не менее важные документы, на которых отчетливо виднелись следы от обуви.

По тому же алгоритму оформляются документы для закрытия ООО с одним учредителем, но важным отличием будет то, что вместо протокола оформляется Решение единственного участника.

Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица.

Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации. Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон. Как уничтожить документы после ликвидации организации Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие.

Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье. Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Ликвидация предприятия – это решение, для принятия которого необходимо все тщательно продумать и взвесить, ведь после того, как все необходимые процедуры будут проведены, вы не сможете ничего вернуть обратно, так как бизнес уже прекратит к тому моменту свое существование.

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом.

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.
Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы): 2.

Читайте так же:  Что делать если организация не выплачивает алименты

Для этого потребуется все бумаги собрать, систематизировать и отобрать именно те, что будут переданы для дальнейшего хранения. Те же документы, ценность которых невелика и не влияет на дальнейшую судьбу сотрудников, могут быть уничтожены.

Архив следует искать территориально – ближайший к месту нахождения ликвидируемого юридического лица. Проверив, нет ли специализированного фонда по хранению документов по личному составу, обращаем внимание на муниципальные архивы. Если по каким-то причинам в муниципальный архив сдать не получается, остается вариант с частными архивами.

Именно на комиссию возложено решение вопроса о том, каким образом хранить документы после ликвидации организации. Она выбирает нужный архив и затем заключает с этой организацией договор на хранение. В некоторых случаях (это зависит от выбранного архива) ликвидационной комиссии приходится выполнять обработку, упорядочивание и подготовку документов к сдаче.

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно.

Именно на комиссию возложено решение вопроса о том, каким образом хранить документы после ликвидации организации. Она выбирает нужный архив и затем заключает с этой организацией договор на хранение. В некоторых случаях (это зависит от выбранного архива) ликвидационной комиссии приходится выполнять обработку, упорядочивание и подготовку документов к сдаче.

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия: Закон регулирует, кто и где хранит документы.

Хранение кадровых документов после ликвидации служит источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.

Хранение документов при ликвидации ооо

Девять тысяч запросов со всего мира и с родного Хабаровска ежегодно в среднем обрабатывают архивисты краевой столицы.

[1]

Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док.

Документы при ликвидации организации — это пакет документов, включающий решения учредителей, протоколов собраний, уведомлений кредиторов, надзорных органов и кредитных организаций.

Сроки и подготовительные мероприятия по хранению документации.»,»articleBody»:»Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации.

Сдача в архив кадровых документов ликвидируемой организации

При такой подготовке необходимо сделать следующее: Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году. Прошить дела.

К указанным документам, в частности, относятся документы по приходу ТМЦ, банковские выписки и кассовые отчеты.

Следовательно всем процессам, связанным с этой документацией, необходимо уделить самое пристальное внимание.

После вынесения решения о прекращении хозяйственной деятельности и ликвидации компании в ней создается ликвидационная комиссия и назначается ликвидационный управляющий.

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Порядок хранения документов после ликвидации коммерческих компаний определяет специальная ликвидационная комиссия. Она создается сразу после того, как будет объявлено о ликвидации предприятия, и обладает необходимыми полномочиями для решения вопросов с данным юридическим лицом.

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

При ликвидации юридического лица документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, продолжают храниться.

ФСС или ПФР. Так что хранить их после получения свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ на наш взгляд не имеет смысла.

Для того, чтобы все необходимые документы были собраны и доставлены вам лучше всего будет обратиться за помощью к профессионалам.

РФ, т.е. после 2000 года. В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных страховых взносах по всем работникам уже находятся в Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение собственного стажа и полученных в предыдущие годы выплат.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.

Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Кроме того, минимальный срок хранения бухгалтерских документов установлен также Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), а сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).

Источники


  1. Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.

  2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2016. — 352 c.

  3. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.
Хранение документов после ликвидации ооо
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here