Как провести оплату материалов по корпоративной карте

Полезные советы на тему: "Как провести оплату материалов по корпоративной карте". На страницах собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы или необходимо пояснение, то вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Как проводятся расчеты по корпоративной карте

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

  1. Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
  2. Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
  3. Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

  • с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить форму АО-1);
  • сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

  • величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
  • виновность конкретного работника доказана документально;
  • руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
  • с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
  • предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

  • оплата затрат работников, находящихся в командировке;
  • представительские виды расходов;
  • реализация переводов в пользу коммунальных служб;
  • проведение расчетов с контрагентами;
  • закупка малоценных активов;
  • оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

  • минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
  • утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
  • делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

[2]

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

  1. Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
  2. Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
  3. Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
  4. Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
  5. Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
  6. Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
  7. Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Читайте так же:  Если утеряно завещание, что делать

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

  • Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
  • Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

[1]

Оплата корпоративной картой: как правильно оплачивать и проводить

В последнее время много вопросов от клиентов поступает по поводу оплаты корпоративными картами: что можно покупать, как провести в бухгалтерии.

Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету, т.е. у Вас в банке есть расчетный счет и карточный. Вы принимаете деньги от покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный. И уже оттуда оплачиваете какие-то расходы компании.

  1. Если карта именная (на ней указано имя генерального директора или иного распорядителя):

Дт 55.4 Кр 51 – перечисление денежных средств с р/с на карточный (на основании выписки по р/с)

Дт 71 Кр 55.4 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (которое указано на карте), проводка формируется на основании предоставленного авансового отчета

  1. Если карта неименная (на ней не указано никакого имени):

Можно издать приказ, по которому распорядителем средств является то лицо, которое пользуется картой. Обычно это бывает генеральный директор или лицо, занимающееся закупками. Тогда мы имеем опять конкретное подотчетное лицо, проводки не меняются.

Если такого приказа нет. То можно делать проводки, минуя 71 счет.

Вариант второй: карта привязана напрямую к расчетному счету организации. В этом случае, счет 55.4 не используется.

Дт 71 Кр 51 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по карточному счету)

Дт 10(41,26,44) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом (если карта именная или за ней закреплен приказом распорядитель)

  1. Если карта неименная, и у нее нет распорядителя, например, это карта Индивидуального предпринимателя или ГД компании, где он и ГД, и учредитель, и единственный сотрудник.

Возможно провести проводки:

Дт 60 Кр 51 – Списание средств на оплату товаров или услуг поставщику (на основании выписки)

Дт 10(41,26,44) Кр 60 – поступление товаров или услуг от поставщика (на основании документов, которые предоставил поставщик)

Следующий вопрос: что можно купить по корпоративной карте?

Во-первых, все, что связано ведением вашей деятельности: материалы, оргтехника, канцтовары, услуги сторонних специалистов и т.п. Все это может быть учтено в расходах вашей организации и уменьшить налогооблагаемую базу.

Во-вторых, можно купить что-то в офис, не связанное ведением деятельности, например, оплатить услуги массажиста, который приходит в офис раз в неделю и делает всем сотрудникам массаж. При этом такие расходы будут считаться осуществленными за счет чистой прибыли (т.е. не будут уменьшать налогооблагаемую базу).

В-третьих, можно купить что-то для себя лично, например, продукты, памперсы для своих детей и т.п. В этом случае, это будет считаться растратой распорядителя карты и будет компенсирована за счет заработной платы.

И еще немного полезных сведений:

– снятие наличных является выдачей подотчет распорядителю (возможно иному лицу);

– заработную плату перечислять с нее можно;

– иным физлицам деньги перечислять можно, не забывайте, что вы являетесь налоговым агентом и обязаны уплатить подоходный налог за этих лиц;

– принимать оплату с карты на карту можно.

Надеемся, что статья была полезна для Вас.

Если у Вас остались вопросы – свяжитесь с нами!

Уроки 1С для начинающих и практикующих бухгалтеров

Статьи и бесплатные видеоуроки о работе с программами 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и Управление Персоналом, 1С Управление Торговлей для бухгалтеров

Расчеты по корпоративным картам в 1С Бухгалтерия

Расчеты по корпоративным картам в 1С Бухгалтерия Предприятия 8.3.

В настоящее время широко распространены расчеты, проводимые с использованием банковских корпоративных карт. Этому способствует их универсальность. Использование корпоративных карт удобно при командировках представителей организации внутри страны или за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при получении наличных денег в банкоматах и пунктах выдачи наличных.

Применение корпоративных карт организациями.

Чтобы получить корпоративную карту, организация заключает с банком-эмитентом договор на ее выпуск и обслуживание. При этом организация открывает специальный карточный счет в банке.

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на текущих, особых и иных специальных счетах предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».
Банковская карта по существу являются инструментом, посредством которого держатель совершает операции по банковскому счету, открытому на основании соответствующего договора с банком (п.п. 1.5, 1.8, 1.12 Положения N 266-П). Поэтому операции с применением корпоративной банковской карты по счету в кредитной организации отражаются на отдельном субсчете, открытом к счету 55.

В плане счетов в программе 1С Бухгалтерия 8.3 открыт субсчет 55.04 «Прочие специальные счета». По счету ведется аналитика в разрезе банковских счетов, открытых к картам, и (если это предусмотрено параметрами учета) по статьям движения денежных средств.

Рассмотрим основные операции по корпоративным картам: какие бухгалтерские проводки при этом формируются и как эти операции отражаются в 1С Бухгалтерия.

Пополнение корпоративной карты.

Перечисление денежных средств организацией на счет, к которому оформлена корпоративная карта сотрудника, отражается записью:
Дебет 55.04, Кредит 51.

В программе 1С Бухгалтерия Предприятия эта операция отражается при помощи документа «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса», «Банковские выписки», кнопка «Списание»):

В форме нового документа «Списание с расчетного счета» указываем вид операции — «Перевод на другой счет организации», в качестве счета получателя выбираем из справочника «Банковские счета» счет, открытый к корпоративной карте. В качестве счета дебета выбираем счет 55.04.

Читайте так же:  Куда пожаловаться на нотариуса в москве

После проведения документ сформирует проводку:

Снятие денег в банкомате с корпоративной карты.

При снятии денег с корпоративной карты сотрудник фактически берет из под отчет, и об их использовании впоследствии обязан отчитаться организации.

Предположим, сотрудник снял деньги с корпоративной карты в банкомате и рассчитался ими в магазине при покупке ТМЦ.

Операция снятия денег в банкомате отражается в 1С Бухгалтерия документом «Списание с расчетного счета». При этом необходимо указать вид операции — «Перечисление подотчетному лицу», счет учета — 55.04, в качестве банковского счета выбрать счет, к которому привязана корпоративная карта, и указать сотрудника — держателя карты в качестве подотчетного лица.

При проведении будет сформирована проводка Дебет 71.01, Кредит 55.04.

Комиссия банка при снятии наличных с корпоративной карты.

При снятии наличных банк удерживает комиссию. Эта операция также отражается в 1С Бухгалтерии документом «Списание с расчетного счета». В качестве вида операции выбирается «Прочее списание», счет учета — 55.04, банковский счет — счет, к которому прикреплена корпоративная карта.

В группе реквизитов указываем счет дебета — счет, на который относится комиссия банка — 91.02, а также аналитику — из справочника «Прочие доходы и расходы» выбираем статью, на которую относятся расходы на услуги банков.

При проведении сформируется проводка: Дебет 91.02, Кредит 55.04.

Подтверждение расходов по корпоративной карте.

После совершения расхода подотчетное лицо — держатель карты обязан отчитаться. В программе 1С Бухгалтерия это отражается документом «Авансовый отчет» (подробно о порядке заполнения этого документа я рассказывала здесь).

При заполнении документа на закладке «Авансы» выбирается документ «Списание с расчетного счета», которым отражено списание с корпоративной карты:

На закладке «Товары» заполняются сведения о приобретенных ТМЦ, счете учета ТМЦ и НДС:

При проведении документ сформирует проводки:

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8 отражаются основные операции расчетов по корпоративным картам.

Если статья Вам понравилась, Вы можете порекомендовать ее своим друзьям:

1 thought on “ Расчеты по корпоративным картам в 1С Бухгалтерия ”

Добрый день!
А как сделать так, чтобы счет 55.04 в банковских операция проставлялся автоматически? Особенно, если учесть, что все выписки из банк-клиентов выгружаем, а затем нужно постоянно изменять счет учета с 51, который ставится по умолчанию, на 55.04. Трудоемко, когда выписок много.
Мы же изначально в справочнике банковских счетов указываем вид счета, но, оказалось, не понятно зачем.

Как провести оплату материалов по корпоративной карте

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.

Плюсы корпоративных карт очевидны:

    сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт снижается риск потери наличных денежных средств появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках) появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения) появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

    средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами
Видео (кликните для воспроизведения).

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 «Специальные счета в банках».

Посмотрим теперь эти же операции в «тройке» (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Банковские выписки»:

Создаём документ «Списание с расчетного счета»:

Указываем вид операции «Перевод на другой счет организации», наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции «Перечисление подотчетному лицу»; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться — приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом «Авансовый отчет».

Заходим в раздел «Банк и касса» пункт «Авансовые отчеты»:

Создаём новый документ:

[1]

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье — я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и «Списания с расчетного счета». Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: «. Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников . Создаём документ ‘Списание с расчетного счета’ . «.

Удобнее всё-таки создать сначала ‘Платежное поручение’, выгрузить его в банк и тем самым осуществить реальный перевод денег, а не только проведение в 1с. А уже потом на основании него сделать ‘Списание с расчетного счета’. К сожалению, далеко не все бухгалтеры-операторы четко понимают разницу между ‘Платежным поручением’ и ‘Списанием с расчетного счета’, и зачем вообще всё это нужно.

Читайте так же:  Что делать если свет выключился

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

  • только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
  • кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
  • дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

  • Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс.

  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
  • Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

[1]

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

  • размер ущерба может быть оценен;
  • вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
  • оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
  • размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
  • работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

Сегодня многие компании и предприниматели пользуются корпоративными денежными картами. При помощи таких карт сотрудники могут снимать деньги с банковского счета, делать покупки в интересах работодателя, а также вносить деньги на счет. В сегодняшней статье мы расскажем о том, как отразить эти операции в бухучете: какой бухгалтерский счет использовать, в каком случае оприходовать деньги в кассу, и как поступить, если снятие наличных с корпоративной карты прошло по банковской выписке более поздней датой.

Читайте так же:  Куда жаловаться на незаконное строительство

На каком бухгалтерском счете отразить движения по карте

Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько). При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч. Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.

Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».

Подать заявку на открытие счета через веб‑сервис и открыть счет без визита в банк

Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета. Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты. Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 11 800 руб. (в т. ч. НДС по ставке 18% – 1 800 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 11 800 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 800 руб. — учтен НДС.

Бесплатно вести бухучет в веб‑сервисе

Затем Карасев снял через банкомат 5 900 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС по ставке 18% – 900 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 5 900 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 900 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Бесплатно сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС и Росстат через интернет по новым форматам

Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием

Часто бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата. В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке. Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.

Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).

На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.

Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:

Читайте так же:  Что делать, если соседи оставляют мусор в подъезде или выбрасывают из окна

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 76 субсчет «Карта Сомова» — 30 000 руб. — снято Сомовым с корпоративной карты

ДЕБЕТ 76 субсчет «Карта Сомова» КРЕДИТ 51 — 30 000 руб. — переведено с расчетного счета на корпоративную карту Сомову

[3]

Как вести учет по корпоративной карте: 6 правил для бухгалтера

Нормативные документы и план счетов бухгалтерского учета не разъясняют, как учитывать деньги, потраченные с карты. Из-за этого у бухгалтера возникают трудности. В статье дадим рекомендации, как лучше организовать учет операций по корпоративной карте.

Правило 1. Операции по дебетовой корпоративной карте учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Проводки, которыми отражаются операции по карте, зависят от ее типа: кредитная или дебетовая. Но в любом случае рекомендуем использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», открыв для него субсчета с разбивкой по тем работникам, кто использует корпоративные карты. Ведь в экономическом смысле деньги на карте — это подотчетные средства.

В бухгалтерском учете операции по карте будут выглядеть следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит
Списаны со счета денежные средства при оплате корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг) 71 51 Отражена оплата корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг) 60, 76 71 Списаны со счета денежные средства при снятии наличных через банкомат 71 51 Остаток наличных средств, снятых со счета по карте, внесен на карту через банкомат 51 71

Правило 2. Операции по кредитной корпоративной карте отражаются на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» бухгалтер сделает после того, как с карты будут списаны деньги за счет кредитного лимита. Не имеет значения, будет это снятие наличных или оплата за товар по безналу. То есть кредит считается полученным только после того, как компания им воспользуется.

В учете бухгалтер сделает следующие записи:

Содержание операции Дебет Кредит
На дату списания средств с карты за счет кредитного лимита Работник оплатил покупку товаров, работ, услуг за счет кредитного лимита карты 71 66, субсчет «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» На дату ежемесячного начисления процентов за пользование кредитом Начислены проценты по кредиту за один месяц 91-2 66, субсчет «Расчеты по процентам краткосрочных кредитов» Перечислена с расчетного счета организации сумма процентов по кредиту за один месяц 66, субсчет «Расчеты по процентам краткосрочных кредитов» 51 На дату возврата банку суммы заемных средств Погашена банку задолженность организации по краткосрочному кредиту 66, субсчет «Расчеты по основным суммам краткосрочных кредитов» 51

Правило 3. Работник должен отчитаться о деньгах, потраченных с карты

Для этого необходимо собрать подлинники документов, которые подтвердят расходы, и внести их в авансовый отчет. Такими документами могут быть квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки.

Бухгалтер может проверить, насколько правильно и полно работник заполнил этот документ, запросив в банке ежемесячный отчет по корпоративной карте.

В учете бухгалтер сделает следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит
Работник принес в бухгалтерию отчеты и приложил к ним подтверждающие документы 71 57 Из банка пришел ежемесячный отчет по карте работника 57 55

Правило 4. Если работник не отчитался за потраченные с карты деньги, их можно удержать из его зарплаты

По распоряжению руководителя взыскать деньги из зарплаты работника можно в следующих ситуациях:

  • Если работник не представил документы, которые подтвердят расходы.
  • Если сотрудник потратил деньги не по назначению.

Бухгалтер оформит проводки:

Содержание операции Дебет Кредит
Работник не представил в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами 94 71 Организация установила вину и сумму ущерба, причиненного работником 73 94 Деньги удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу 70, 50 73

Скорее всего, за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба не получится. Дело в том, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % от суммы заработка (ст. 138 ТК РФ). Если же работник будет против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, вернуть деньги можно только через суд.

Правило 5. Если работодатель решил не взыскивать с сотрудника денежные средства, по которым он не отчитался, то на сумму задолженности необходимо начислить налоги

Работодатель решил простить работнику долг
На сумму долга нужно начислить страховые взносы и удержать с нее НДФЛ Письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/[email protected]
Начисленные страховые взносы можно учесть при налоге на прибыль пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина РФ от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670
Сумму долга, прощенного работнику, в расходы списать нельзя Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125
Работник вернул израсходованную сумму на карту
Исчислять НДФЛ и страховые взносы с потраченной суммы не надо Письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808

Правило 6. Расходы на выпуск и обслуживание карт уменьшают облагаемую прибыль компании

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно учесть, как затраты на услуги банка в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Так же считают и судьи (Постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.2009 № Ф09-8382/09-С3). Подтвердят такие расходы договор с банком и выписка по счету.

В учете бухгалтер сделает запись: Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 51 — отражена комиссия за ведение и обслуживание счета по корпоративной карте.

Видео (кликните для воспроизведения).

Оформите корпоративную карту себе и сотрудникам. Покупайте товары, выдавайте деньги под отчет, снимайте наличные

Источники


  1. Хропанюк, В. Н. Теория государства и права / В.Н. Хропанюк. — М.: Интерстиль, 1999. — 384 c.

  2. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.

  3. Сю, Эжен Жертва судебной ошибки / Эжен Сю. — М.: Новелла, 2016. — 416 c.
  4. Правоведение для сельскохозяйственных и ветеринарных вузов. Учебник. — М.: Юрайт, 2015. — 524 c.
  5. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
Как провести оплату материалов по корпоративной карте
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here