Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять

Полезные советы на тему: "Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять". На страницах собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы или необходимо пояснение, то вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Содержание

  • Кадровый документооборот

    Валентина Ивановна Андреева,
    профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, к. и. н.

    На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании «Гарант» были рассмотрены вопросы кадрового документооборота. Мероприятие провела Валентина Ивановна Андреева, к. и. н., профессор ка¬федры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители — Верховный Суд РФ и Высший Арбитражный Суд РФ). Лектор сообщила, что все компании независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности и численности персонала должны вести обязательные кадровые документы. Этого требуют Трудовой кодекс и ряд подзаконных актов.
    К обязательным кадровым документам можно отнести, например, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку работника, трудовую книжку, штатное расписание, график отпусков и другие документы. За нарушение правил их ведения компании-работодателю грозит штраф. Во второй части семинара Валентина Ивановна ответила на практические вопросы участников мероприятия.

    Запись о приеме на работу в трудовой книжке не нужно удостоверять печатью компании

    Нужно ли в разделе «Сведения о работе» поставить печать организации при приеме сотрудника на работу?

    [3]

    Нет, не нужно. Печать организации при приеме на работу сотрудника ставится только в том случае, если он начинает свою трудовую деятельность и впервые заключает трудовой договор. При этом печать нужно ставить не в разделе «Сведения о работе», а на титульном листе трудовой книжки 1 . Если вы все же поставили печать в этом разделе при приеме сотрудника, то нужно внести в трудовую книжку исправительную запись, указав, что в записи о приеме на работу оттиск печати проставлен ошибочно.

    Должностная инструкция — не обязательный кадровый документ

    Можно ли не оформлять должностную инструкцию сотрудника, если все его обязанности мы прописали в трудовом договоре?

    Можно. Должностная инструкция не является обязательным кадровым документом. Трудовой договор — это индивидуальный документ. Если все, что касается трудовой функции работника, прописано в трудовом договоре, дополнительно оформлять должностную инструкцию не нужно, и это не будет нарушением. Контролеры трудовой инспекции при проверке не вправе требовать наличия должностной инструкции, если им будет предоставлен трудовой договор с перечисленными обязанностями сотрудника.

    Количество личных карточек № Т-2 сотрудника должно совпадать с количеством его трудовых договоров, заключенных с компанией

    Сотрудник работает в компании по основному месту работы и внутренним совместителем. Нужно ли на него как на внут¬реннего совместителя заводить отдельную личную карточку и личное дело?

    Вам нужно оформить две личные карточки по форме № Т-2 2 . Личная карточка № Т-2 заводится на всех сотрудников, с которыми у компании-работодателя заключен трудовой договор. Это правило распространяется на всех работников, в том числе на внутренних совместителей. Если сотрудник работает по основному месту — это один трудовой договор, данные по которому (номер, дата, приказ о приеме) нужно указать в его личной карточке. Данные второго трудового договора с этим же работником в качестве внутреннего совместителя нужно указать в его второй личной карточке. Что касается личного дела, нормативными актами не закреплена обязанность работодателей вести этот вид дел. Исключение составляют только государственные служащие, в том числе государственные гражданские служащие, наниматели которых обязаны вести личные дела. Остальные компании самостоятельно решают, вести или не вести личные дела, какие конкретно документы в них помещать. Отсутствие личного дела не является нарушением, трудовые инспекторы не вправе требовать личные дела при проверке работодателя.
    В вашей ситуации (если вы оформляете личные дела работников) я рекомендую вести одно личное дело сотрудника, который работает и по основному месту, и внутренним совместителем.

    Если руководитель уволился, документы за него подписывает сотрудник, исполняющий обязанности директора

    В нашей компании уволился руководитель. Его обязанности выполняет заместитель директора. Как ему нужно подписывать документы: «и. о. директора» или «заместитель директора»?

    В вашем случае директор уволился, а не временно отсутствует. То есть в компании образовалась вакансия директора. В данной ситуации сотрудник, который исполняет обязанности директора на время поиска нового, на мой взгляд, может подписывать документы «и. о. директора» (исполняющий обязанности).
    Если же руководитель отсутствует временно и его обязанности исполняет его штатный заместитель или другой работник компании, который работает за руководителя по приказу или доверенности без освобождения от работы, обусловленной трудовым договором, в реквизите «Подпись» указывается должность этого работника («заместитель директора», «главный инженер» и т. п.).

    При приеме на работу сотрудник сначала знакомится с локальными актами, а потом подписывает трудовой договор

    В какой момент сотрудник, которого мы принимаем на работу, должен ставить подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами компании?

    В Трудовом кодексе четко прописано, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором 3 . Таким образом, работник сначала читает локальные нормативные акты и письменно подтверждает факт ознакомления с ними (лист ознакомления, книга ознакомления и др.), а затем подписывает трудовой договор.

    Срочный трудовой договор продлевать нельзя

    Сколько раз можно продлевать срочный трудовой договор?

    Нисколько. Срочный трудовой договор не продлевается. Если вы продлите срочный трудовой договор, то со следующего дня после его продления договор меняет вид — становится бессрочным. Об этом однозначно говорит статья 58 Трудового кодекса. Исключением из этих правил являются преподаватели 4 , спортсмены и тренеры 5 , беременные женщины 6 .
    Трудовой кодекс запрещает заключать срочные трудовые договоры, если можно заключить бессрочный. Если вы хотите продлить срочный договор, значит, есть возможность оформить с сотрудником трудовые отношения на неопределенный срок.

    Сотрудник требует показать ему штатное расписание, мотивируя это тем, что в данном кадровом документе содержится информация, которая касается его (должность и оклад).
    Правомерны ли такие требования? Должны ли мы показывать работнику по его просьбе штатное расписание компании?

    Работник имеет право требовать любой документ, который связан с его трудовой деятельностью. Работодатель обязан представить в трехдневный срок этот документ и выдать по просьбе работника его заверенную копию7. Перечень этих документов открыт, поэтому возникают такие неоднозначные ситуации, как ваша.
    Работник не имеет права знать чужие оклады (персональные данные других работников), но может запросить собственные данные.
    Проблему можно решить так: оформите выписку из штатного расписания. Нужно оставить шапку документа, строку с данными должности и оклада сотрудника и подписи. Обязательно укажите на документе, что это именно выписка из штатного расписания.

    Читайте так же:  Сроки раздела имущества супругов после развода

    Сноски:
    1 п. 2.2 Инструкции, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 № 69
    2 утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
    3 ст. 68 ТК РФ
    4 гл. 52 ТК РФ
    5 гл. 54.1 ТК РФ
    6 ст. 261 ТК РФ
    7 ст. 62 ТК РФ

    Вопрос: Можно ли распечатывать заполненные личные карточки Т-2 из программы 1С на простой бумаге формата А4? Или работодатель обязан вести личные карточки из плотной картонной бумаги, заполняя их вручную? Какая ответственность предусмотрена работодателю, если личные карточки заполнены не на картонной бумаге и не заполнены вручную, а распечатываются из программы 1С из простой тонкой бумаги? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», декабрь 2016 г.)

    Можно ли распечатывать заполненные личные карточки Т-2 из программы 1С на простой бумаге формата А4? Или работодатель обязан вести личные карточки из плотной картонной бумаги, заполняя их вручную? Какая ответственность предусмотрена работодателю, если личные карточки заполнены не на картонной бумаге и не заполнены вручную, а распечатываются из программы 1С из простой тонкой бумаги?

    2. Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя вести личные карточки работников из плотной картонной бумаги путем заполнения их вручную (ручкой, пастой, гелем, чернилами и т.д.).

    3. Нормами действующего законодательства какая-либо ответственность в таком случае не установлена.

    Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», декабрь 2016 г.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    [1]

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

    Кто должен заполнять личную карточку при трудоустройстве — работник или кадровик?

    В указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты сказано, что личная карточка по форме Т-2 заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а). Работник обязан предоставить следующие документы: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку или документ, подтверждающий трудовой стаж, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу), документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую таких знаний или специальной подготовки).

    В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ предусмотрено предъявление при заключении трудового договора дополнительных документов (медицинской справки, справки о доходах и др.).

    Остальные сведения, уточняемые при приеме на работу (например, о составе семьи, номере телефона), сообщаются сотруднику кадровой службы устно.

    Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

    Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

    Образец и пустой бланк личной карточки работника

    Как устроена форма. Основные особенности

    Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

    [2]

    Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

    Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

    • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
    • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
    • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
    • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

    Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

    Общие сведения о заполнении карточки

    Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

    Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

    • договор о принятии на работу;
    • приказ, выписанный работодателем;
    • паспорт;
    • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
    • свидетельство о пенсионной страховке;
    • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
    • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
    • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

    Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

    Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

    • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
    • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

    Заполнение. Подробный пример

    Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

    Читайте так же:  Как выселить соседей, которые мешают жить

    Как заполнить шапку личной карты работника

    Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

    Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

    Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
    Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
    ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
    СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
    «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
    Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
    Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

    Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

    Заполнение формы Т-2 по разделам

    Раздел 1. Общие сведения

    Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

    Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
    Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
    При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
    Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
    Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
    ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

    Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

    Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

    ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
    ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
    ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
    ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

    Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

    Раздел 2. Сведения о военном учете

    Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

    Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
    Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
    Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
    Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
    Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
    Подписать этот раздел необходимо и работнику.

    Раздел 3. Прием на работу. Переводы

    От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

    Раздел 4. Аттестация

    Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

    Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

    Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

    Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

    Раздел 7. Награды

    В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

    Раздел 8. Отпуск

    В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

    • очередной ежегодный отпуск;
    • отпуск без содержания;
    • отпуск для ухода за ребенком.

    Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

    [1]

    Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

    Раздел 9. Социальные льготы

    Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

    Раздел 10. Дополнительные данные

    В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

    Раздел 11. Прекращение трудового договора

    Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

    Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

    Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

    Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

    Использование спецсимволов

    Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
    Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

    Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

    Читайте так же:  Сроки оформления счета 50 и 51 по пбу

    Заполнение формы на компьютере

    Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

    Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

    Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

    Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2?

    Кто обязан вести личные карточки

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

    Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

    Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

    Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

    1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

    2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

    3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

    Форма личной карточки

    Существует унифицированная форма карточки Т-2. Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк.

    Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

    • трудовая книжка;
    • паспорт;
    • документ об образовании;
    • СНИЛС;
    • военный билет;
    • другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

    Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу.

    Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

    Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».

    Как внести изменения и сделать исправления

    Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

    Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III.

    Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

    При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.

    Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.

    Ответственность

    Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.

    А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

    • для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
    • для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

    Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять

    В этой статье мы продолжаем разговор о том, как грамотно оформить прием работника на работу. Рассмотрим следующий этап: как заполнять личную карточку работника, нужно ли придерживаться унифицированной формы, регистрировать ли их, как заполнять поля кодировки, какую роль выполняют подписи в личной карточке. Форма № Т-2 или свободная форма? Личная карточка работника имеет унифицированную форму №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Мы уже говорили, что с 2013 года негосударственные организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы учетных документов (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Но существуют другие нормативно-правовые документы, регламентирующие содержание личной карточки работника:

    Прием на работу. споры вокруг личной карточки работника.

    Особенно это важно для подтверждения сведений, которые записаны со слов работника: семейное положение, фактический адрес проживания, телефон. Эти сведения могут пригодиться при направлении уведомлений работнику по почте, при разыскивании работника по телефону и адресу проживания и т.п.

    Обязательно ли вести на работников личные карточки формы т‑2?

    Ведь в этом разделе мы должны фиксировать не только ежегодные оплачиваемые отпуска (которые, к тому же, могут быть разделены на части), но и учебные, дополнительные, а также отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком. И помните, что разработанные формы документов или применяемые УФ нужно утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

    Личная карточка работника — заполняем правильно

    Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2 Оформление личной карточки Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п.
    12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
    № 1.

    Личная карточка работника по форме т-2: инструкция по заполнению

    При этом, во избежание рисков предъявления проверяющими органами претензий, связанных с отсутствием каких-либо сведений, установленных законом, в самостоятельно разработанных формах первичной учетной документации, на практике работодатели продолжают применять ранее утвержденные Госкомстатом формы, в том числе личную карточку формы Т-2. Что касается обязательных требований по заполнению личной карточки Т-2, содержащихся в различных нормативных актах, необходимо отметить следующее: — в соответствии с пунктом 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»:«Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2, раздел 2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма № Т-2 ГС (МС), раздел 2), утвержденным в установленном порядке».

    Читайте так же:  Товаросопроводительные документы список

    Продолжаем заполнять личные карточки работников

    Личная карточка содержит следующие разделы: Раздел Что включает в себя Общие сведения ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия Сведения о воинском учете Звание, категория годности, военкомат по месту жительства Прием на работу и переводы Дата, должность, подразделение Аттестация Дата, основание Повышение квалификации Наименование учебного учреждения, даты Переподготовка Специальность, диплом, дата Награды Наименование поощрения, дата, документ Отпуск Основание, вид отпуска, период Социальные льготы Основание, наименование льготы Доп.сведения — Прекращение трудового договора Дата увольнения, номер приказа, подписи Срок хранения личных карточек Срок хранения личных карт определен таким нормативным документом, как Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года с номером 558.

    Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять

    Вопрос Какие поля являются обязательными для заполнения в личной карточке Т-2? Допускается ли вносить сведения от руки ручкой, если карточка уже распечатана? Ответ Ответ на вопрос: Все работодатели обязаны вести личные карточки работников. Унифицированная форма № Т-2 не является обязательной для коммерческих организаций и работодатели вправе вести личные карточки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

    Между тем применять унифицированную форму № Т-2 обязаны организации государственного сектора. Организации государственного сектора – государственные (муниципальные) учреждения, государственные академии наук, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов, органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов (п.

    9 ст. 3 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Какие поля являются обязательными для заполнения в личной карточке т-2?

    Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. В разделе укажите следующие сведения:

    • дату приема (перевода);
    • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
    • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
    • оклад или тарифную ставку, надбавку.

    В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».
    В нем указано на необходимотсь хранения данного документа в течение 75 лет. При этом при закрытии компании, ликвидации общества, карточки вместе с другими документами передаются в архив. Выводы Оформление личной карточки является обязательным для всех работодателей. Данный документ может быть оформлен по унифицированной форме Т-2 или же по собственной разработанной предприятием форме.

    Хранить личные карты нужно не менее семидесяти лет. Читайте также статью ⇒ Форма Т-54. Лицевой счет работника Часто задаваемые вопросы Вопрос: Я устроилась на работу бухгалтером, предыдущий бухгалтер не оформлял личные карты сотрудников.

    Обязана ли я их оформить на сотрудников, которые давно работают. Ответ: Поскольку данный документ должен быть на предприятии в обязательном порядке, мы рекомендуем оформить данные карточки на каждого сотрудника независимо от даты приема.
    Поскольку муниципальные учреждения должны применять унифицированные формы, в том числе форму № Т-2, заполнение для таких организаций всех разделов личной карточки является обязательным. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, которым утверждена форма личной карточки, а также указания по ее заполнению, не содержит запрета на внесение записей в личную карточку от руки.

    Нет такого запрета в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поэтому, внесение записей в личную карточку от руки, в ситуации, когда она частично заполнена машинописным образом, не является нарушением.

    Статья о сроке хранения личных карточек Т-2 поможет вам не допускать ошибок в работе.

    Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять

    Кто обязан вести личные карточки Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ. Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено.

    Они также должны вести личные карточки. Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух. Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек: 1.

    Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку.

    Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Детализированная инструкция ШАГ 1 Ознакомьтесь с требованиями, соблюдение которых необходимо для поручения работнику дополнительной работы,…

    Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

    Продолжаем заполнять личные карточки работников

    Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.
    Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения.

    В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение).

    Заполнением этого раздела не стоит пренебрегать, особенно если все кадровое делопроизводство в организации ведется вручную. Если сведения об увольнении сотрудника понадобятся, то их легче найти в карточке, чем в книгах приказов.
    Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

    Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.

    У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?

    Графа 7 «Профессия» предназначена для внесения сведений об основной и дополнительной профессии. Часто в графу «Основная» вносятся данные о том, какую должность занимает работник в организации. Однако это неверно.

    Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

    Читайте так же:  Исковое заявление о выселении из жилого помещения

    Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

    Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства. Если требуется внести данные о более чем двух образованиях, можно добавить графы. Однако удалять незаполненные графы не стоит.

    После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

    Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

    Срок хранения личных карточек — 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом.

    Срок хранения личных карточек — 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.

    Хотелось бы точно знать алгоритм приема сотрудников на работу. После личного заявления о приеме на работу, какие документы нужно потребовать от соискателя вакансии?

    Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года.
    К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления.

    Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка — документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

    При трудовой деятельности работника также могут возникать ситуации, когда необходимо внесение сведений в личную карточку Т-2.

    Все работодатели обязаны вести личные карточки работников. Унифицированная форма № Т-2 не является обязательной для коммерческих организаций и работодатели вправе вести личные карточки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

    Поэтому, внесение записей в личную карточку от руки, в ситуации, когда она частично заполнена машинописным образом, не является нарушением. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».

    [1]

    Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

    Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

    Карточка Т-2 обязательна или рекомендована?

    Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

    Обязательны ли в организации Листок по учету кадров и Личная карточка сотрудника форма Т-2? При приеме на работу в фирме они заводятся, но возник вопрос — может можно не заводить их уже? Заранее спасибо! Думаю, необходимо ознакомиться: Можно ли заполнять личную карточку работника с помощью ЭВМ? Обязательно ли бланк личной карточки должен быть картонным?

    Прежде чем перейти к основным вопросам, которые интересуют кадровиков и бухгалтеров при заполнении формы № Т-2 «Личная карточка работника», напомним, что форма № Т-2 и Указания по ее заполнению (далее — Указания по заполнению личной карточки) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Для женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних устанавливаются различные виды рабочего времени и времени…

    Таким образом, личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта обязательно.

    Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов органов местного самоуправления — простым карандашом п.

    Личная карточка Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу, не обязательно делать это строго в день приема, но лучше всего уложиться в 3-дневный срок, отведенный законодателем для письменного оформления сотрудника на работу. Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

    Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

    Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

    Аттестация. Заполняется только в том случае, если в организации практикуется проведение аттестации работников.

    Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

    Источники


    1. Василенко, А. И. Теория государства и права / А.И. Василенко, М.В. Максимов, Н.М. Чистяков. — М.: Книжный мир, 2007. — 384 c.

    2. Жилинский, С.Э. Предпринимательское право (правовая основа предпринимательской деятельности): Учебник; М.: Норма; Издание 4-е, испр. и доп., 2012. — 912 c.

    3. Адвокат в уголовном процессе; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2010. — 376 c.
    4. Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный). — М.: Деловой двор, 2011. — 120 c.
    5. Могилевский, С.Д. Общества с ограниченной ответственностью / С.Д. Могилевский. — М.: Дело; Издание 3-е, доп., 2013. — 528 c.
    Личная карточка сотрудника обязательно ли все заполнять
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here