Пример типового написания резолюции на входящей документации

Полезные советы на тему: "Пример типового написания резолюции на входящей документации". На страницах собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы или необходимо пояснение, то вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п. Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Пример Бурлиновой Э.Н. Байкулову А.Е. Прошу подготовить заключение до 18.07.2008. Подпись автора резолюции Дата Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации документооборота. Если в резолюции определяется несколько исполнителей, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

Резолюция на документе: образец, примеры

Оформление резолюции

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.
Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции (рефератку). Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Пример Михальченко А.Н. Моровой А.П. Корбуту Н.П. Прошу рассмотреть и решить вопрос. При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке.

Подпись Фамилия, инициалы Дата На листе резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Помощь: оформление резолюции

Типовые сроки установлены нормативными документами Совета Министров Республики Беларусь, Законом РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).
Пример Столяровой Т.В. Подготовить предложения к 01.08.2008. Бурикову О.В. Для контроля Подпись автора резолюции Дата Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Пример Линнику П.А. К исполнению. Бурикову О.В.

Образцы основных документов делопроизводства

Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе.

При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Дополнительно Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений.

Правила оформления резолюций

Поток бумаг — писем, запросов, приглашений, уведомлений — достигает порой такого объема, что нелегко привести все это в порядок и поддерживать систему. Но затея эта, хоть и потребует времени и усилий, значительно облегчит работу каждому, кто занимается учетом писем, доверенностей, запросов…. Классифицировать бумаги, а также иметь под рукой образцы – несомненное подспорье в работе делопроизводителя. Классификация документов в делопроизводстве Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

В его составе должны присутствовать следующие элементы:

  1. Инициалы и фамилия исполнителя.
  2. Содержание действий (задание).
  3. Срок выполнения.
  4. Подпись начальника.
  5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать. Классификация В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер. Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Контроль Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор. Важный момент По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа. Размещение Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе. Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Служба поддержки: +7 (495) 781-6537 (Москва), 8 (800) 333-6537 (Регионы) РегистрацияВойти в Личный кабинет CGI script error Ошибка исполнения CGI приложения Русское описание Пользователь превысил лимит на количество одновременно исполняемых CGI. В данный момент исполнение невозможно. Попробуйте позже. English description Site has exceeded maximum processes limit Execution of CGI is impossible, try again later. В случае, если вы не можете решить проблему самостоятельно — напишите о ней на [email protected] (Unix хостинг) или [email protected] (Windows хостинг) Хостинг предоставлен компанией AGAVA.

Другие проекты компании: Интернет-услуги и сервисыХостинг, Colocation, аренда серверов, Раскрутка, Бесплатный хостинг файлов, Владельцам сайтов, Почта,… Бизнес и экономикаБанки, Инвестиции, Недвижимость, Страхование, Торговля,…

[1]

Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.) 2. Автор (корреспондент) документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа.

Читайте так же:  Список документов удостоверяющих личность на территории рф

При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. 3. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.

Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).

5. Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе). 6.

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Для контроля пп.3, 7 Подпись автора резолюции Дата На документе, поставленном на контроль, должна быть проставлена отметка о контроле. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Пример Бурикову О.В. Прошу подготовить бюджетную заявку по науке до 15.07.2008. Подпись автора резолюции Дата (первая резолюция) Байкулову А.Е. Подготовить проект сводного плана НИР на 2009 год до 01.07.2008 Заговорной Т.Г. Подготовить финансовые расчеты к бюджетной заявке до 13.07.2008. Подпись Бурикова О.В. Дата (вторая резолюция) Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — между реквизитами «адресат» и «текст».

Резолюция на документе: образец, примеры

Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается. Побуждение к действию Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении.

Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме.

Оформление резолюции

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций. Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно. Образец запроса скачать Образец благодарственного письма скачать Образец информационного письма скачать Образец приказа на выделение материальной помощи скачать Образец приказа по основной деятельности скачать Образец справки скачать Образец уведомления скачать Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота.

Помощь: оформление резолюции

Образцы основных документов делопроизводства

В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Cтруктура резолюции Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

  • указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
  • характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
  • указание сроков ожидаемого исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила оформления резолюций

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

  1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:
  2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения. Во втором случае резолюция руководителя должна также содержать должность, фамилию и инициалы сотрудника, который назначен ответственным за выполнение данного поручения. Пример резолюции мы рассмотрим более подробно далее.

Резолюция пример Назначение резолюции По своей юридической силе резолюция на документе приравнивается к распорядительным документам. Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в том случае, если она оформлена в соответствии со всеми правилами. Следует отметить, что многие руководители частных компаний (особенно небольших) не любят издавать по любому поводу распорядительные документы.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее. Общие сведения Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта.
Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.
На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта. Резолюция на документе: образец Нормативными актами определена структура реквизита.

Читайте так же:  Отличие аванса от задатка при покупке квартиры

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

К сведению Подпись автора резолюции Дата На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Пример Зайченко И.В. Подпись автора резолюции Дата Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Пример Байкулову А.Е. Срочно примите меры по обеспечению… Подпись автора резолюции Дата или: Сидорчику В.Н.

Прошу подготовить ответ к 10.06.2008. Подпись автора резолюции Дата Содержание резолюции должно быть сжатым, но при этом достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Приложение N 18. Образцы бланков резолюций

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18

к инструкции по делопроизводству

>
N 19. Образцы оформления правовых актов
Содержание
Указ Губернатора Красноярского края от 30 января 2012 г. N 14-УГ «Об утверждении инструкции по делопроизводству»

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Как правильно ставить резолюцию на входящий документ образец

Отметки на документе

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

После первичной и направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения.

Результат рассмотрения отражается в резолюции.

«надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение»

Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.

Как оформить резолюцию на документе

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

«надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение»

. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.

Пример типового написания резолюции на входящей документации

Побуждение к действию Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе.

Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  1. «сообщить о выполнении» и др.
  2. «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  3. «дополнительно переговорить»;
  4. «подтвердить получение»;

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер.

Оформление резолюции

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

advant24.ru

В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение данного сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий.

Важно! В том случае, если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7. В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации. Оформление последовательного наложения В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица.

[1]

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются: централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;

Резолюция на документе: образец, примеры

В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными.

Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция.

На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр.

Резолюция на документе может определять несколько исполнителей.

Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения

Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа.

Читайте так же:  Новый закон о продаже табачных изделий

Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие.

Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования.

Резолюция на документе

Например: правила (чего?) внутреннего распорядка.

В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка к тексту превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку.

Заголовок составляется к любому документу, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 – 5 строк).

При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

Например: Приказ «О приеме на работу Серова А.Е.». В Рекомендациях есть указание на то, что заголовки могут быть оформлены по центру страницы полужирным шрифтом с прописной буквы.

В наших книгах все заголовки во всех документах оформлены с прописной (большой) буквы, а заголовки к протоколам – с маленькой (строчной).

Резолюция на письме: когда нужно писать

Резолюция: правила оформления 4. Множественная резолюция: пример 5.

Резолюция: нестандартная форма Резолюция: что это такое В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение. Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

  1. от социальных или общественных организаций.
  2. от коллег;
  3. от вышестоящего руководства;
  4. от поставщиков;
  5. от партнеров;
  6. от представителей средств массовой информации (СМИ);

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица.

Видео (кликните для воспроизведения).

В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

[3]

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

Читайте так же:  Левое электричество в частном доме

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

[1]

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

[2]

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Читайте так же:  Через сколько месяцев будет рассматриваться дело о побоях

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого
получен

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Видео (кликните для воспроизведения).

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Источники


  1. Василенко, А. И. Теория государства и права / А.И. Василенко, М.В. Максимов, Н.М. Чистяков. — М.: Книжный мир, 2007. — 384 c.

  2. Подгорная, Л. И. Deutsche Geschichte in Biografien: Wissenschaft und Kultur / История Германии в биографиях. Наука и культура / Л.И. Подгорная. — М.: Каро, 2015. — 272 c.

  3. Научно-практический комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». — М.: Проспект, 2013. — 156 c.
Пример типового написания резолюции на входящей документации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here