Срок хранение договоров о поставке

Полезные советы на тему: "Срок хранение договоров о поставке". На страницах собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы или необходимо пояснение, то вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Срок хранение договоров о поставке

В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы. Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

  1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
  2. Создать единый их список.
  3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
  4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

    С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе. Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

Срок хранения договоров

Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты. Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

Содержание продукции Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами. При этом соглашение может предусматривать передачу во временное хранение самых разных предметов.

Особый интерес, однако, представляет договор хранения товара. В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения.

В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии. Эта формулировка позволяет определить три главных признака такой сделки:

В качестве него выступает товар.

Сроки хранения договоров

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:

  • аренды транспорта;
  • перевозки грузов;
  • энергоснабжения;
  • страхования зданий;
  • охранной деятельности;
  • предоставления аудиторских услуг;
  • размещения рекламы;
  • внедрения автоматизированных систем;
  • аренды помещения.

Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

[2]

  • об основании общества;
  • договора о дарении;
  • купле-продаже земли или дома;
  • передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.

Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку.

Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть.

По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.

В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Советуемся с коллегами Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть.

Поэтому сделать нужно следующее: 1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны; 2) сформировать их в единый список; 3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры; 4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел. На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться.

Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения.
А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.
К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы.

Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок.

Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо.

Срок хранения договоров поставки

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации. Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности: Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие; Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем; Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения. Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Читайте так же:  Как делится имущество при разводе, если есть дети

Срок хранения договоров поставки в рб

Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки. Договоры действуют до завершения погашения обязательств. Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций.

Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения.

Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

znatpravo.ru

По общему правилу срок хранения договоров поставки товара — пять лет после истечения срока действия такого договора, срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, по крупным поставкам — постоянно. Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения договоров поставки в целях налогового учета — четыре года после отчетного (налогового) периода, в котором он в последний раз использовался в налоговых целях.

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 Гражданского кодекса РФ).

Поставка товаров для государственных или муниципальных нужд осуществляется на основе государственного или муниципального контракта на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, а также заключаемых в соответствии с ним договоров поставки товаров для государственных или муниципальных нужд (п. 2 ст. 530) (п. 1 ст. 525 ГК РФ).

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Обязанность обеспечения сохранности документов и сроки их хранения установлены, в частности (в зависимости от целей, для которых они могут понадобиться):

— Законом N 125-ФЗ — для архивирования документов организации;

— Налоговым кодексом РФ — для целей налогообложения;

— Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) — для целей бухгалтерского учета;

— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок его хранения нужно по тому акту, который предусматривает больший срок.

Обязанность обеспечения сохранности договоров

Сохранность договоров, в том числе договоров поставки, важна потому, что впоследствии они могут понадобиться организации, в частности, для представления суду (по спорам, вытекающим из неисполнения обязательств контрагентом или обязательств самой организации перед бюджетом), налоговому органу и аудиторам.

Кроме того, акционеры, владеющие не менее чем 1% голосующих акций ПАО, вправе получить информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью: вид, предмет, содержание и размер таких сделок, дата их совершения и срок исполнения обязательств по ним, сведения о принятии решения о получении согласия на совершение или о последующем одобрении таких сделок (пп. 1 п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Участники ООО вправе получить договоры, являющиеся крупными сделками и сделками с заинтересованностью (пп. 12 п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Несоблюдение установленных сроков хранения договоров может иметь для организации негативные последствия.

Сроки хранения договоров поставки по правилам архивного дела

Перечнем установлен срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, а по крупным поставкам — постоянно (ст. 526 ГК РФ, ст. 272 Перечня). При этом критерии отнесения договоров к крупным поставкам не установлены ни Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», ни Перечнем (Письмо Минэкономразвития России от 06.05.2016 N Д28и-1279). Критерии крупной сделки установлены п. 1 ст. 46 Федерального закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 78 Федерального закона N 208-ФЗ.

Срок хранения для договора поставки товара не выделен в отдельную статью Перечня, поэтому он составляет пять лет после истечения срока действия такого договора (ст. 436 Перечня). Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, абз. 4 п. 1.4 Перечня).

Срок хранения договоров поставки для целей налогового учета

Налоговые органы вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Такие документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами в случаях проведения в отношении организации камеральной и выездной проверки, а также проверки в отношении контрагента (п. п. 6, 8, 8.1 ст. 88, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

По общему правилу организации обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Указанный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (Письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Читайте так же:  Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям в балансе

Специальные сроки хранения документов предусмотрены НК РФ для отдельных случаев:

— при переносе убытков на будущее организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);

— срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (Письмо Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598).

В перечисленных случаях, помимо первичных учетных документов, наличие, в частности, договора поставки позволит подтвердить взаимоотношения сторон, а также основания возникновения убытка или формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества;

— для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения. При этом суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены, помимо первичных учетных документов, договором поставки, в котором указана дата срока платежа (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12 по делу N А40-46789/11-20-195).

Необеспечение сохранности договоров поставки в течение установленного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля, а также доначислению налогов или отказу в налоговых вычетах (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ).

При отсутствии у организации договора поставки из-за необеспечения его сохранности в течение установленных сроков применить к ней ответственность по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения) нельзя, поскольку договор не является первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Он устанавливает, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие первичные учетные документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись, то есть свершившиеся факты хозяйственной жизни (например, товарная накладная документирует отгрузку товаров), и на их основе делаются проводки в бухгалтерском учете.

Срок хранения договоров поставки для целей бухгалтерского учета

Договоры поставки нужны в том числе аудиторам для выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности аудируемого лица. При оказании аудиторских услуг аудиторская организация вправе исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации (ч. 1, п. 7 ч. 2, ч. 4 ст. 6, п. 2 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения установлены в Перечне.

Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Срок хранение договоров о поставке

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),

  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно. (Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.) Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно.

Срок хранения договоров

Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

[1]

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.
Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок.

Сроки хранения договоров

  1. Предмет сделки.
  2. Обязанности и права сторон.
  3. Условия оплаты (если она предусматривается).
  4. Порядок разрешения споров.

Общие положения соглашения В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.

Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.
Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

Читайте так же:  Как посчитать норму амортизационных отчислений

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее. Когда начинается срок хранения Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010.
Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения. Особенности хранения В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

Cколько должны храниться договора в организациях?

Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером.

Срок хранения договоров поставки

  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (

Перечень-1, ст. 447, 5 лет);

  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.
  • *Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя. Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению.

    Хранятся 5 лет. А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

    Срок хранения договоров поставки в рб

    Справка Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря. Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении. Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру. Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю.

    Какой срок хранения договоров в организации?

    Содержание:

    В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.

    Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.

    Нет времени читать статью?

    Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?

    Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:

    1. Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
    2. Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
    3. Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
    4. Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.

    Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).

    Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:

    • на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
    • 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
    • 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
    • 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).

    В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.

    Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.

    Какой период времени должны храниться документы ИП и с какого момента следует исчислять этот срок? Имеет ли значение для определения срока хранения документов организационно-правовая форма (ЗАО, ОАО, ООО, ИП)?

    Организация занимается строительством и последующей реализацией недвижимого имущества.

    Читайте так же:  Расторжение договора купли продажи недвижимости после регистрации

    Какой период времени должны храниться документы организации (ИП) и с какого момента следует исчислять срок их хранения:

    • договоры по операциям с недвижимостью, подлежащие государственной регистрации (купли-продажи, долевого участия в строительстве и т.п.);
    • иные договоры, заключаемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности (подряда, поставки, оказания услуг и т.п.);
    • управленческие решения (протоколы общих собраний их акционеров (участников), протоколы заседаний советов директоров и т.п.)?

    Имеет ли значение для определения срока хранения документов организационно-правовая форма (ЗАО, ОАО, ООО, ИП)?

    Необходимость в сохранении организациями и индивидуальными предпринимателями документов в течение определенного времени обусловливается потребностью подтверждения тех или иных фактов, правоотношений, возникающих в разных сферах, как публично-правовых (например, исчисление и уплата налогов), так и частноправовых (по трудовым и гражданско-правовым договорам). Поэтому сроки хранения документов установлены различными законами и подзаконными актами.

    Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон № 208-ФЗ) и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон № 14-ФЗ) обязывают акционерное общество (далее – АО) и общество с ограниченной ответственностью (далее – ООО) хранить документы, предусмотренные данными законами, уставами и внутренними документами этих обществ, решениями общих собраний акционеров (участников), советов директоров и исполнительных органов обществ, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. В соответствии с п. 2 ст. 89 Закона № 208-ФЗ постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс утверждено также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее – Положение).

    [1]

    Следует отметить, что ни Закон № 208-ФЗ и принятое в соответствии с ним Положение, ни Закон № 14-ФЗ не предусматривают обязанности указанных хозяйственных обществ хранить договоры, заключаемые ими в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности.

    В то же время, как разъяснил Президиум ВАС РФ в п. 16 информационного письма от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ», дополнительный перечень документов, которые АО обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен в том числе Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). А поскольку в соответствии с Перечнем общество обязано хранить гражданско-правовые договоры, они также должны храниться и предоставляться по требованию акционеров.

    Данная позиция получила распространение и в практике нижестоящих судов (смотрите, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2012 № Ф02-5498/12, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 № 03АП-1609/12, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2011 № 13АП-21072/2010).

    Приведенное выше разъяснение Президиума ВАС РФ посвящено только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13, постановление ФАС Московского округа от 22.01.2014 № Ф05-14923/13, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.09.2013 № 17АП-9108/13).

    Согласно ст. 436 раздела 4 («Учет и отчетность») Перечня общий срок хранения любых договоров, если иное не указано в отдельных статьях Перечня, составляет не менее пяти лет после истечения срока его действия. При этом в Перечне из названных в вопросе договоров отдельно поименованы договор подряда, заключаемый с юридическими лицами (ст. 440), договор возмездного оказания услуг работникам организации (ст. 443), договоры о размещении и выпуске рекламы (ст. 544). Все они подлежат хранению также в течение 5 лет после окончания срока их действия.

    Кроме того, в Перечне отдельно названы договоры о купле-продаже и об аренде земельных участков, зданий и помещений, без разделения их на те, которые заключаются организацией в качестве продавца (арендодателя) и в качестве покупателя (арендатора) (ст. 791 и 797). Такие договоры должны храниться постоянно, а при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

    Помимо заключаемых ими договоров АО и ООО обязаны в силу прямого указания закона хранить протоколы общих собраний их акционеров (участников), протоколы заседаний советов директоров, коллегиальных исполнительных органов и ревизионных комиссий, а также решения единоличных исполнительных органов и заключения ревизионных комиссий (ревизоров) (п. 1 ст. 89 Закона № 208-ФЗ, п. 1 ст. 50 Закона № 14-ФЗ). Указанные документы, касающиеся управления деятельностью данных хозяйственных обществ, подлежат постоянному хранению (подп. 2.1.11-2.1.13, 2.1.16 Положения, подп. «б» и «в» п. 18 Перечня).

    Следует иметь в виду, что все вышеприведенные положения законодательства об обязанности хранить соответствующую документацию и о сроках ее хранения распространяются только на организации и не касаются граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей).

    Вместе с тем необходимо помнить, что индивидуальный предприниматель является налогоплательщиком (ст. 19 НК РФ) и может вести бухгалтерский учет (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)). В связи с этим на него распространяются положения подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, которыми установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов. Кроме того, на него могут распространяться нормы ст. 29 Закона № 402-ФЗ, обязывающие хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

    Бесплатная юридическая помощь

    Срок хранения договоров поставки товара в организации

    Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно.

    [3]

    Специализированные помещения общего пользования

    Ключевым признаком таких складов выступает то, что разрешением, законодательством или другим нормативным актом на коммерческие организации, в ведении которых они находятся, возлагается обязанность принимать продукцию на хранение от любого владельца. Соответствующее правило предусматривает 908 статья ГК в п. 1. Договоры, которые заключаются со всеми, кто желает сдать товар на хранение, считаются публичными.

    Читайте так же:  Отказ от покупки комнаты в коммунальной квартире

    Срок хранения договоров поставки товара в организации

    В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.

    Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

    Срок хранения договоров поставки товара в организации образец

    Срок хранения договоров поставки товара в организации нормативные документы

    Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек.
    При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

    Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

    Статью Натальи Храмцовской «Арбитражная практика: так каким же перечнем пользоваться акционерным обществам?» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3’ 2011

    Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38.

    Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

    К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

    Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

    Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

    В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

    В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель.

    Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год. Договор ответственного хранения: образец Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

    Cколько должны храниться договора в организациях?

    Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться.

    Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы.

    В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

    1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
    2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений.

    [1]

    Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.

  • Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения.
  • Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами.

    К соглашениям такого типа применяются нормы ГК. Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит:

    1. Предмет сделки.
    2. Обязанности и права сторон.
    3. Условия оплаты (если она предусматривается).
    4. Порядок разрешения споров.

    Общие положения соглашения

    В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения . Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности.
    Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата. Договор ответственного хранения относится к категории реальных.

    В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

    Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2017. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Таблица сроков хранения документов в организациях в 2017 году

    С каждым днем архив данных любой организации возрастает.

    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
    • 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
    • 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
    • Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

    Бухгалтерские документы(IV)

    К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации.

    Источники


    1. Десницкий, С. Е. Слово о прямом и ближайшем способе к научению юриспруденции. Юридическое рассуждение о вещах священных, святых и принятых в благочестие, с показанием прав, какими оные у разных народов защищаются… и др. / С.Е. Десницкий. — Москва: Гостехиздат, 2016. — 193 c.

    2. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.

    3. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.
    Срок хранение договоров о поставке
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here